Salud

Vita

Web, CRM multirol y chatbot con IA para una clínica con dos sedes: reservas online, gestión unificada y menos llamadas a recepción.

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Cliente

Sonia Martín Vega

Sector

Clínica de fisioterapia

Servicios

Desarrollo web, Software a medida, Chatbot

Timeline

1 Semana

El reto

Dos sedes, una sola agenda
llevada a mano, cita a cita

Cada cita nueva significaba una llamada, un papel y el riesgo de un error.

Vita Fisioterapia gestiona dos clínicas en Madrid (Chamberí y Salamanca) con un equipo de fisioterapeutas especializados en distintas áreas: deporte, osteopatía, suelo pélvico y neurología. El crecimiento del centro había multiplicado el número de pacientes, pero la forma de organizar las citas seguía siendo la misma que el primer día: llamadas telefónicas y una agenda compartida entre sedes.

Cada nueva reserva pasaba por recepción: contestar el teléfono, comprobar la disponibilidad de cada fisioterapeuta y sede, y anotarla a mano. En las horas de mayor afluencia las llamadas se acumulaban, y algunos pacientes desistían de reservar o terminaban con citas mal coordinadas entre las dos ubicaciones.

La facturación y el control de caja se llevaban en hojas de cálculo independientes en cada sede, sin ninguna visión conjunta del negocio. Saber cuántos pacientes nuevos habían llegado ese mes, qué tratamientos tenían más demanda o cuánto se había facturado exigía cruzar manualmente varios documentos.

Fuera del horario de atención —por la noche o los domingos— la clínica tampoco tenía forma de responder a las dudas más habituales de los pacientes, como precios, ubicación o si hacía falta volante médico, lo que se traducía en oportunidades de captación perdidas.

Qué hicimos

Web corporativa con dos sedes

Diseñamos una web pública que presenta al equipo, los tratamientos y las dos clínicas de forma independiente, con horario, dirección y teléfono de cada sede, para que el paciente elija la que mejor le conviene sin necesidad de llamar antes.

Reserva de cita online

Desarrollamos un sistema de reserva propio, con selección de sede, servicio y fisioterapeuta, que sustituye buena parte de las llamadas telefónicas y mantiene la agenda actualizada en tiempo real para todo el equipo.

CRM a medida por roles

Construimos un panel interno con vistas diferenciadas para dirección, recepción y fisioterapeutas, de modo que cada perfil solo ve la información y las herramientas que necesita para su trabajo diario.

Gestión unificada de las dos sedes

Toda la actividad de Chamberí y Salamanca —pacientes, agenda, caja y facturación— se centraliza en un mismo sistema, permitiendo comparar sedes y mover pacientes entre ellas sin duplicar información.

Facturación y caja digital

Sustituimos las hojas de cálculo por un módulo de facturación y cierre de caja diario por sede, con historial de cobros y generación de facturas listas para el paciente o su aseguradora.

Dashboard de estadísticas

Incorporamos un panel con ingresos, pacientes nuevos, citas del mes y tratamientos más demandados, para que dirección tome decisiones con datos reales en lugar de intuición.

Chatbot con inteligencia artificial

Integramos un asistente virtual disponible las 24 horas que resuelve dudas frecuentes sobre servicios, precios y sedes, y deriva al equipo humano las consultas que requieren atención personalizada.

Acceso seguro por perfiles

Implementamos autenticación con roles independientes para administración, recepción y fisioterapeutas, protegiendo los datos de los pacientes y limitando cada acceso a su ámbito de trabajo.

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